A Portaria Normativa no 05, de 19 de dezembro de 2002, da SecretariaAdjunta de Logística e Tecnologia do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão/MPOG, dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal.
Nela podem ser encontradas as definições a seguir:
É o termo que caracteriza a abertura do processo.
Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação. O despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor público ou não.
É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.
É a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio.