Diferenças
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dgti:listas [2021/12/10 14:43] Edwilson de Sousa Carvalho |
dgti:listas [2022/02/09 15:11] Edwilson de Sousa Carvalho |
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Linha 1: | Linha 1: | ||
- | Procedimentos relacionados à administração de listas | + | ====== Listas |
- | ==== Listas | + | A partir de Dezembro de 2021 as listas de e-mail existentes foram convertidas em Grupos do Google, mantendo as mesmas funcionalidades já existentes, além dos benefícios adicionais de integração |
- | A participação de usuários nas listas a seguir é automática | + | Para consultar todos os Grupos disponíveis no IFCE acesse https:// |
- | * Todos os Alunos (lista.alunos@ifce.edu.br) - todos os alunos com e-mail institucional | + | {{:dgti:lista.todas.png|}} |
- | * Alunos do campus (lista.alunos.__campus__@ifce.edu.br) - todos os alunos com e-mail institucional vinculado ao campus no SUAP | + | |
- | * Alunos do campus por curso (__curso__.__campus__@listas.ifce.edu.br) | + | |
- | * <fc # | + | |
- | * <fc # | + | |
- | Para solicitar perfil de administrador da lista abra um chamado na Central de Atendimento informando qual lista deseja administrar [[https:// | + | Também é possível consultar os grupos diretamente no seu Gmail institucional, |
- | ==== Listas padrão ==== | + | {{: |
- | * [[dgti: | + | Para informações completas |
- | * [[dgti: | + | |
- | * [[dgti: | + | |
- | * [[dgti:listas:remocaousuario|Remover usuário de lista de e-mail]] | + | |
- | Para solicitar o perfil | + | ==== Grupos regulares ==== |
+ | |||
+ | Para solicitar | ||
+ | |||
+ | - Acesse https:// | ||
+ | - Clique em Todos os Grupos e localize o grupo que deseja participar | ||
+ | - Clique em Participar | ||
+ | - Aguarde aprovação do gestor da lista | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Para deixar | ||
+ | |||
+ | - Clique no grupo desejado, na lista Meus Grupos | ||
+ | - Clique em Minhas Opções de Associação | ||
+ | - Clique em Sair do Grupo | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | ==== Grupos com participação automática ==== | ||
+ | |||
+ | Não é possível solicitar diretamente a participação nesses grupos, visto que a participação ocorrerá de acordo com critérios pré-estabelecidos para cada Grupo e você será inserido ou removido do grupo automaticamente. | ||
+ | |||
+ | === Relação de grupos com participação automática e critérios para participação: | ||
+ | |||
+ | | ||
+ | | ||
+ | * < | ||
+ | | ||
+ | | ||
+ | * Grupo de Técnicos-Administrativos em Educação, por campus: Todos os servidores TAEs ativos vinculados ao campus que possuem e-mail institucional; | ||
+ | * Grupo de Docentes, por campus: Todos os servidores Docentes ativos vinculados ao campus que possuem e-mail institucional; | ||
+ | |||
+ | === Como solicitar a remoção do e-mail de um grupo com participação automática === | ||
+ | |||
+ | Para deixar de receber e-mails de um grupo com participação automática, | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | ===== Se você for administrador de um grupo ===== | ||
+ | |||
+ | Todos os Grupos deverão possuir um ou mais usuários com perfil de Administrador, | ||
+ | |||
+ | Para solicitar o perfil de Administrador do Grupo você deve solicitar diretamente a outro Administrador do Grupo; Caso o Grupo ainda não exista ou não possua um Administrador, | ||
+ | |||
+ | ==== Caso você já seja um gerente do grupo e queira permitir que outro usuário o seja: ==== | ||
+ | |||
+ | - Verifique se o usuário já está na lista e, caso não esteja, clique em Adicionar Participantes, | ||
+ | - Caso o usuário já esteja cadastrado na lista, localize-o e altere seu perfil para Administrador; | ||
+ | |||
+ | ==== Para adicionar um usuário a um Grupo (apenas para Grupos regulares) ==== | ||
+ | |||
+ | - Acesse | ||
+ | - Localize o grupo na listagem e clique em incluir usuário; | ||
+ | - Localize o usuário que deseja incluir (caso seja um e-mail institucional), | ||
+ | - Clique em salvar | ||
+ | |||
+ | ==== Para incluir usuários em massa em um grupo ==== | ||
+ | |||
+ | Para fazer a inclusão em massa será necessário gerar um arquivo CSV no padrão requerido pelo Google, com a seguinte estrutura: | ||
+ | < | ||
+ | e-mail da lista, e-mail do usuário, USER, MEMBER | ||
+ | todos@listas.ifce.edu.br, fulano@bol.com.br, | ||
+ | todos@listas.ifce.edu.br, | ||
+ | </code> | ||
+ | ==== Para moderar as mensagens ==== | ||
+ | |||
+ | A moderação das mensagens postadas no Grupo ocorrerá de duas formas: através de e-mail automático enviado ao Administrador do Grupo, avisando da publicação de uma nova mensagem, ou através do painel administrativo disponível em https:// | ||
+ | |||
+ | ==== Moderação através do Google Groups ==== | ||
+ | |||
+ | - Acesse https:// | ||
+ | - Localize o grupo na listagem e clique em Conversas Pendentes | ||
+ | - Após revisar a mensagem clique em Liberar ou Rejeitar | ||
+ | |||
+ | ==== Moderação através do e-mail de aviso ==== | ||
+ | |||
+ | Os Administradores do Grupo receberão um aviso em seu e-mail com o título no formato **nome.lista - ifce.edu.br admins: Mensagem Pendente**. Ao receber essa mensagem utilize o link contido na mensagem "Você pode aprovar ou rejeitar essa mensagem ou você pode aprovar essa mensagem respondendo a este e-mail" | ||
+ | |||
+ | Em caso de problemas ou para obter informações adicionais, entre em contato com o suporte técnico do seu campus, ou com a reitoria através da Central de Atendimento do IFCE, disponível em https:// | ||
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+ | ===== Se você for do suporte ao usuário ===== | ||
+ | |||
+ | Caro colega, é importante que inicialmente haja o entendimento da arquitetura da solução, para que, em caso de inconsistências, | ||
+ | |||
+ | Até Dezembro de 2021 tínhamos o Mailman, que fazia a gestão das Listas de E-mail no IFCE, porém, foram implementadas melhorias no processo e a partir dessa data, migramos as listas existentes para o Google, onde são chamadas de Grupos. | ||
+ | |||
+ | A solução atual é dividida em 3 partes: SUAP, Active Directory e Google Workspace. | ||
+ | |||
+ | No caso dos Grupos com participação automática, | ||
+ | |||
+ | Todos os grupos com participação automática já encontram-se pré-criados pelo SUAP no Active Directory, porém, a liberação do respectivo Grupo do Google depende da criação manual do e-mail do grupo no Google Admin e vinculação do e-mail ao respectivo grupo no SUAP (ver esse tutorial). Essa decisão foi tomada para evitar que grupos não monitorados fossem criados. | ||
+ | |||
+ | A sincronização do grupo do Active Directory com o respectivo Grupo do Google ocorre através de agendamento do Google Cloud Directory Sync (GCDS), que vinculará os grupos das duas plataformas através do e-mail. Portanto, é importante que o e-mail do grupo do AD seja o mesmo e-mail do Grupo do Google. O GCDS encontra-se instalado no DC1 da reitoria e é administrado conjuntamente pela CSI/ | ||
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+ | No caso dos Grupos regulares a gestão é totalmente feita através do Google Groups e a criação do grupo é feita através Google Admin, veja [[dgti: | ||
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+ | ==== Possíveis problemas e soluções: ==== | ||
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+ | === Participação nos grupos === | ||
+ | |||
+ | **Grupo com participação automática não existe no Google Groups** | ||
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+ | Nesse caso, o Grupo ainda não foi criado no Google Admin. É necessário criá-lo e vinculá-lo ao respectivo grupo do Active Directory; | ||
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+ | **Grupo não foi criado no Active Directory** | ||
+ | |||
+ | Verifique se todas as informações necessárias para a criação do grupo em questão existem no SUAP. Observe que, em um primeiro momento, não serão criados grupos para cursos FIC. | ||
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+ | **Usuário está em grupo com participação automática, | ||
+ | |||
+ | É possível que o e-mail do aluno esteja vinculado à matrícula errada, o que fará que o mesmo seja inserido nos grupos correspondentes à matrícula que constar no SUAP. Para corrigir, vincule o e-mail à matrícula correta no SUAP e faça a sincronização dos dados com o Active Directory. | ||
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+ | **Usuário deveria estar em grupo com participação automática, | ||
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+ | É previsto que o problema ocorra especialmente no caso de alunos, visto que muitos cursos estão com cadastro incompleto no SUAP. Nesse caso, consulte o cadastro do aluno no SUAP e verifique os dados do curso, se o mesmo possui vínculo com a diretoria (campus), se possui a informação da modalidade do curso, etc. Após as devidas correções, | ||
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+ | A mesma lógica pode ser adotada para grupos automáticos de servidores (TAEs e Docentes). Caso por algum motivo o cadastro do servidor esteja desatualizado (ex.: ainda não mudou de campus no SUAP), o servidor também poderá estar ausente da lista do campus correto. Será necessário providenciar a atualização dos dados do servidor, seja via extração ou através do webservice do SIAPE. | ||
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+ | **Incluí um usuário em um Grupo com participação automática, | ||
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+ | No caso dos grupos com participação automática não será possível incluir usuários de forma manual. Nesse momento também não é possível remover um usuário de forma manual. | ||
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+ | === Administração dos grupos e moderação === | ||
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+ | **Cadastrei o administrador do Grupo, mas após um tempo a informação desapareceu** | ||
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+ | Nesse caso, atente-se para o fato de que o perfil correto é Gerente de Grupo, e não Administrador ou Proprietário. Ambos os perfis Administrador ou Proprietário serão excluídos de forma automática quando houver nova sincronização dos dados do Active Directory para o Google Workspace | ||
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+ | **Uma mensagem foi disparada para todos do grupo sem que houvesse pedido de moderação** | ||
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+ | Verifique nas configurações de moderação do grupo se a opção Moderar todas as mensagens encontra-se marcada. Caso não esteja, marque e salve. O gerente do grupo poderá fazer publicações diretamente. | ||