====== 5.5 - SUAP/Patrimônio - Inventário ====== ===== 5.5.1. Conceitos ===== |Inventário | é o instrumento de controle que permite: \\ - Verificar a existência e localização dos bens; \\ - Permitir a correta contabilização dos materiais permanentes, facilitando a confrontação com os registros no SIAFI e adequando a valoração do patrimônio institucional; \\ - Fornecer subsídios para a Gestão Patrimonial planejar, avaliar e gerenciar os materiais permanentes com eficiência e eficácia, atualizando os bancos de dados institucionais e contabilizando o patrimônio consolidado do IFCE; \\ - Disponibilizar, quando solicitadas, as informações aos órgãos fiscalizadores; \\ - Confirmar as responsabilidades pelas guardas dos materiais permanentes.| |Comissão inventariante |é a comissão que deve executar o inventário físico dos bens permanentes. | ===== 5.5.2. Tipos de inventários ===== | Anual | destinado a comprovar a quantidade dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício – constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício (tombamentos, baixas, transferências);| | Inicial | realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade;| | De transferência de responsabilidade | realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora;| | De extinção ou transformação | realizado quando da extinção ou transformação da unidade gestora | | Eventual | realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador.| Fonte: Instrução Normativa 205/88 da Sedap ---------------- ===== 5.5.3. Perfis de acesso ===== A funcionalidade **inventário** está disponível para usuários pertencentes aos seguintes perfis de acesso: - Coordenador de almoxarifado do campus - Coordenador de almoxarifado sistêmico - Operador de almoxarifado do campus ----------------------------- ===== 5.5.4. Pré-requisitos ===== É importante que, antes de consultar os dados de um bem inventário, seja atendidos os seguintes pré-requisitos: * Cadastrar a entrada de um ou mais materiais (através de compra ou de doação) * Estar com os campi atualizados; * Estar com o cadastro de salas atualizado; * Estar com o cadastro de setores atualizado; * Estar com o cadastro dos fornecedores (pessoas jurídicas) atualizado. ----------------- ===== 5.5.5. Procedimento de acesso ao inventário ===== Para consultar o inventário, clique no menu **“Administração”**, **“Patrimônio”** e depois na opção **“Inventários”** (Figura 1).
{{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:menu_inventarios_patrimonio.png|}} Acesso à opção "Inventários"
Será exibida a seguinte tela:
{{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:formulario_busca_inventario.png|}} Tela "Inventários"
A consulta aos bens do inventário pode ser feita por meio dos seguintes filtros: ^ Filtro ^ Descrição ^ | Número | número de tombamento do bem. Podem ser utilizados intervalos; ex: 500000-500005 | | Valor | preço do bem. Podem ser usados operadores como "<, <=, >, >="; ex: ">=1000"| | Descrição | palavras que descrevem o bem| | Situação | Escolha entre: ativo, baixado, estornado, pendente | | Campus da carga | Escolha entre as unidades organizacionais (campus) disponíveis | | Número de Série | - | | Estado de Conservação | - | | Elemento de despesa | - | | Rótulo | - | | Sala | - | | Campus da Sala | - | | Responsável | - | | Setor do Responsável | - | | Data Inicial/Final | - | | Fornecedor da Entrada | - | ----------------------- ===== 5.5.6. Exemplos de buscas ===== A seguir estão exemplificados alguns tipos de buscas. ==== a) Busca por número de tombamento (um único bem) ==== {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:busca_inventario_numero_1.png|}} Resultado: {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:resultado_busca_inventario_numero_1.png|}} ---------------------- ==== b) Busca por número de tombamento (intervalo de bens) ==== Digite os números de tombamento inicial e final, separados por traço. Em seguida, clique no botão **"Enviar dados"**. {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:busca_inventario_numero_2.png|}} Resultado: {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:resultado_busca_inventario_numero_2.png|}} ---------------------- ==== c) Busca por bens que custam um determinado valor ==== Digite o custo no campo **"Valor"** e em seguida clique no botão **"Enviar dados"**. {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:inventario_valor_1000.png|}} Resultado: {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:resultado_inventario_valor_1000.png|}} ---------------------- ==== d) Busca por bens que contenham uma determinada palavra ==== Digite uma ou mais palavras no campo **"Descrição"** e em seguida clique no botão **"Enviar dados"**. {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:inventario_descricao_expositor.png|}} Resultado: {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:resultado_inventario_descricao_expositor.png|}} --------------------- ==== e) Busca por bens que estão na carga de sevidores lotados no campus específico ==== Selecione o campus desejado através do filtro **"Campus da Carga"** e clique no botão **"Enviar dados"**. {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:inventario_campus_carga_boa_viagem.png|}} Resultado: {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:resultado_inventario_campus_carga_boa_viagem.png|}} ------------- ==== f) Busca por bens com o estado de conservação "irrecuperável" ==== Selecione o estado de conservação no filtro **"Estado de conservação"** e clique no botão **"Enviar dados"**. {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:inventario_bem_irrecuperavel.png|}} Resultado: {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:resultado_inventario_bem_irrecuperavel.png|}} É possível restringir a busca para apenas um campus, utilizando o filtro **“Campus da Carga”**. Assim, é possível buscar os bens de um determinado estado de conservação, no campus selecionado. {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:inventario_bem_irrecuperavel.png|}} {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:inventario_campus_carga_caninde.png|}} Resultado: {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:resultado_inventario_bem_irrecuperavel_2.png|}} ------------- ==== g) Busca por bens que estão na carga dos servidores lotados em um setor específico ==== Selecione o setor desejado utilizando o filtro **"Setor do responsável"**. {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:inventario_setor.png|}} Caso seja um departamento com vários setores, marque a opção **"Incluir subsetores"**. {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:inventario_incluir_subsetores.png|}} Atente para que o filtro **"Campus da Carga"** esteja selecionado com o valor **"Qualquer"** ou com o campus do setor desejado. Caso contrário, não retornará nenhum resultado. Por fim, clique no botão **"Enviar dados"**. Resultado: {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:resultado_inventario_setor.png|}} ------------------------- ==== h) Busca por bens emitidos por um fornecedor ==== Preencha com o nome do fornecedor ou o CNPJ do mesmo no campo **"Fornecedor da Entrada"**. Este campo é de auto-completar, sendo necessário selecionar o fornecedor desejado logo em seguida. Por fim, clique no botão **"Enviar dados"**. {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:inventario_busca_fornecedor.png|}} Resultado: {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:resultado_inventario_busca_fornecedor.png|}} É possível restringir a busca para apenas um campus, utilizando o filtro "Campus da Carga". Assim, é possível buscar os bens emitidos por um determinado fornecedor, no campus selecionado. {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:inventario_busca_fornecedor.png|}} {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:inventario_campus_carga_jaguaribe.png|}} Resultado: {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:resultado_inventario_busca_fornecedor_2.png|}} -------------- ==== i) Busca por bens que estão na carga de um servidor ==== Preencha com o nome ou matrícula SIAPE no campo **"Responsável"**. Este campo é de auto-completar, sendo necessário selecionar o servidor desejado logo em seguida. {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:inventario_busca_responsavel.png|}} Atente para que o filtro “Campus da Carga” esteja com o valor **“Qualquer”** ou com o campus em que o servidor encontra-se lotado. Por fim, clique no botão **"Enviar dados"**. Resultado: {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:resultado_inventario_busca_responsavel.png|}} -------------- ==== j) Busca por bens que estão em uma determinada sala ==== Preencha com o nome da sala no campo **"Sala"**. Este campo é de auto-completar, sendo necessário selecionar a sala desejada logo em seguida. {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:inventario_busca_sala.png|}} Atente para que o filtro **"Campus da sala"** esteja com o valor **"Qualquer"** ou com o campus da sala desejada. Por fim, clique no botão **"Enviar dados"**. Resultado: {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:resultado_inventario_busca_sala.png|}} --------- ==== k) Busca por bens que entraram no patrimônio em uma determinada data ==== Preencha o campo **"Data Inicial"** e **"Data final"** com o intervalo das entradas a serem pesquisadas. {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:inventario_por_data.png|}} Resultado: {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:resultado_inventario_por_data.png|}} É possível restringir a busca para apenas um campus, utilizando o filtro “Campus da Carga”. Assim, é possível buscar os bens que entraram em uma determinada data, no campus selecionado. ---------------- ===== 5.5.7. Exportação dos inventários para uma planilha ===== É possível gerar uma planilha com os dados dos bens obtidos no inventário. Para isso, clique no botão "Gerar XLS" do lado direito da tela (próximo à frase "Resultado da Busca") após efetuar a busca. {{:sistemas:suap:patrimonio:manualdousuario:btn_gerar_xls.png|}}