dgti:listas

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dgti:listas [2021/12/10 15:44]
Edwilson de Sousa Carvalho
dgti:listas [2022/02/09 15:12] (atual)
Edwilson de Sousa Carvalho
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-Procedimentos relacionados à administração de listas de e-mail.+====== Listas de e-mail do Mailman e Grupos do Google ======
  
-==== Listas com participação automática ====+A partir de Dezembro de 2021 as listas de e-mail existentes foram convertidas em Grupos do Google, mantendo as mesmas funcionalidades já existentes, além dos benefícios adicionais de integração com o Gmail e possibilidade de manutenção de listas (grupos) de e-mail automatizadas.
  
-A participação de usuários nas listas a seguir é automática e definida de acordo com o campus ao qual o e-mail do aluno/servidor está vinculado no SUAP e condicionado a situação de matrícula ativa. No momento não é possível ser removido de uma lista de e-mail com participação automática.+Para consultar todos os Grupos disponíveis no IFCE acesse https://groups.google.comautentique-se com seu e-mail institucional, logo em seguida clique em Todos os Grupos.
  
-  * Todos os Alunos (lista.alunos@ifce.edu.br) - todos os alunos com e-mail institucional +{{:dgti:lista.todas.png|}}
-  * Alunos do campus (lista.alunos.__campus__@ifce.edu.br) - todos os alunos com e-mail institucional vinculado ao campus no SUAP +
-  * Alunos do campus por curso (__curso__.__campus__@listas.ifce.edu.br) +
-  * <fc #c0c0c0>Todos os Servidores (lista.servidores@ifce.edu.br) - em desenvolvimento</fc> +
-  * <fc #c0c0c0>Servidores do campus (lista.servidores.__campus__@ifce.edu.br) - em desenvolvimento</fc>+
  
-Para verificar se a lista automática já encontra-se habilitada é possível fazer a busca pela lista no campo de destinatário do Gmail.+Também é possível consultar os grupos diretamente no seu Gmail institucional, inserindo os dados da consulta no campo "Para".
  
 {{:dgti:lista.pesquisar.png|}} {{:dgti:lista.pesquisar.png|}}
  
-Para solicitar a habilitação de uma listaou tornar-se administrador da lista abra um chamado na Central de Atendimento informando qual lista deseja administrar [[https://ifce.edu.br/centraldeatendimento|Central de Atendimento :: Solicitar permissão de administrador de lista]]+Para informações completas em relação aos Grupos do Googleconsulte: https://support.google.com/groups/?hl=pt-BR#topic=9216
  
-==== Listas padrão ====+==== Grupos regulares ====
  
-Todas as listas cuja participação não seja automática devem ser gerenciadas pelo próprio administrador da lista.+=== Pedir para participar de um Grupo ===
  
-  * [[dgti:listas:criacao|Criar nova lista de e-mail]] +Para solicitar participação em um Grupo regular, siga o passo a passo abaixo: 
-  * [[dgti:listas:criacao#configuracao_de_moderacao_da_lista|Como configurar fazer moderação das mensagens enviadas à lista]] + 
-  * [[dgti:listas:importacaousuarios|Importação em massa de usuários para lista de e-mail]] +  - Acesse https://groups.google.com/ e autentique-se com seu e-mail institucional. 
-  * [[dgti:listas:inclusaousuario|Incluir usuário em lista de e-mail]] +  - Clique em Todos os Grupos e localize o grupo que deseja participar 
-  * [[dgti:listas:configuracaogestor|Configurar usuário gestor da lista]] +  - Clique em Participar 
-  [[dgti:listas:remocaousuario|Remover usuário de lista de e-mail]]+  - Aguarde aprovação do gestor da lista 
 + 
 +{{:dgti:listas-pedir-para-participar.png?nolink|}} 
 + 
 +=== Pedir para sair de um Grupo === 
 + 
 +Para deixar de receber e-mails de um grupo regular, acesse https://groups.google.com e siga os passos abaixo: 
 + 
 +  - Clique no grupo desejado, na lista Meus Grupos 
 +  - Clique em Minhas Opções de Associação 
 +  - Clique em Sair do Grupo 
 + 
 +{{:dgti:grupos_associacao.png?nolink|}} 
 + 
 +==== Grupos com participação automática ==== 
 + 
 +Não é possível solicitar diretamente a participação nesses grupos, visto que a participação ocorrerá de acordo com critérios pré-estabelecidos para cada Grupo e você será inserido ou removido do grupo automaticamente. 
 + 
 +=== Relação de grupos com participação automática e critérios para participação: === 
 + 
 +  * Grupo Todos os Alunos: Todos os alunos regularmente matriculados e com e-mail acadêmico; 
 +  * Grupo Todos os Alunos, por campusTodos os alunos cujo e-mail acadêmico esteja vinculado à matrícula do campus; 
 +  * <del>Grupo Egressos, por campusTodos os alunos com situação de matrícula concluída;</del> (será implementada futuramente) 
 +  * Grupo Alunos por curso, por campus: Todos os alunos regularmente matriculados no curso e com e-mail acadêmico vinculado à matrícula do campus; 
 +  * Grupo Alunos por modalidade, por campusTodos os alunos regularmente matriculados na modalidade e com e-mail acadêmico vinculado à matrícula do campus; 
 +  * Grupo de Técnicos-Administrativos em Educação, por campusTodos os servidores TAEs ativos vinculados ao campus que possuem e-mail institucional; 
 +  * Grupo de Docentes, por campus: Todos os servidores Docentes ativos vinculados ao campus que possuem e-mail institucional; 
 + 
 +=== Como solicitar a remoção do e-mail de um grupo com participação automática === 
 + 
 +Para deixar de receber e-mails de um grupo com participação automática, acesse https://groups.google.com, localize o grupo e marque a opção "Nenhum e-mail", na coluna Assinatura. 
 + 
 +{{:dgti:grupos_assinatura.png?nolink|}} 
 + 
 +===== Se você for administrador de um grupo ===== 
 + 
 +Todos os Grupos deverão possuir um ou mais usuários com perfil de Administrador, para fazer a moderação de mensagens e, no caso dos Grupos regulares, fazer a inclusão e remoção de usuários. 
 + 
 +Para solicitar o perfil de Administrador do Grupo você deve solicitar diretamente a outro Administrador do Grupo; Caso o Grupo ainda não exista ou não possua um Administrador, solicitar ao suporte técnico do seu campus, ou à DGTI, através da Central de Atendimento, informando qual Grupo pretende administrar; 
 + 
 +==== Caso você já seja um gerente do grupo e queira permitir que outro usuário o seja: ==== 
 + 
 +  - Verifique se o usuário já está na lista e, caso não esteja, clique em Adicionar Participantes, cadastrando-o como Gerente do Grupo; 
 +  - Caso o usuário já esteja cadastrado na lista, localize-o e altere seu perfil para Administrador; 
 + 
 +==== Para adicionar um usuário a um Grupo (apenas para Grupos regulares) ==== 
 + 
 +  - Acesse https://groups.google.com/ e autentique-se com seu e-mail institucional; 
 +  - Localize o grupo na listagem e clique em incluir usuário; 
 +  - Localize o usuário que deseja incluir (caso seja um e-mail institucional), ou insira diretamente o e-mail, caso seja e-mail pessoal; 
 +  - Clique em salvar 
 + 
 +==== Para incluir usuários em massa em um grupo ==== 
 + 
 +Para fazer a inclusão em massa será necessário gerar um arquivo CSV no padrão requerido pelo Google, com a seguinte estrutura: 
 +<code> 
 +e-mail da lista, e-mail do usuário, USER, MEMBER 
 +todos@listas.ifce.edu.br, fulano@bol.com.br, USER, MEMBER 
 +todos@listas.ifce.edu.br, cicrano@ifce.edu.br, USER, MEMBER 
 +</code> 
 +==== Para moderar as mensagens ==== 
 + 
 +A moderação das mensagens postadas no Grupo ocorrerá de duas formasatravés de e-mail automático enviado ao Administrador do Grupo, avisando da publicação de uma nova mensagem, ou através do painel administrativo disponível em https://groups.google.com/, onde é possível visualizar as mensagens pendentes de moderação. 
 + 
 +==== Moderação através do Google Groups ==== 
 + 
 +  - Acesse https://groups.google.com/ e autentique-se com seu e-mail institucional; 
 +  - Localize o grupo na listagem e clique em Conversas Pendentes 
 +  - Após revisar a mensagem clique em Liberar ou Rejeitar 
 + 
 +==== Moderação através do e-mail de aviso ==== 
 + 
 +Os Administradores do Grupo receberão um aviso em seu e-mail com o título no formato **nome.lista - ifce.edu.br admins: Mensagem Pendente**. Ao receber essa mensagem utilize o link contido na mensagem "Você pode aprovar ou rejeitar essa mensagem ou você pode aprovar essa mensagem respondendo a este e-mail" para ser direcionado à tela do Google Groups onde poderá aprovar ou rejeitar a mensagem. 
 + 
 +Em caso de problemas ou para obter informações adicionais, entre em contato com o suporte técnico do seu campus, ou com a reitoria através da Central de Atendimento do IFCE, disponível em https://ifce.edu.br/centraldeatendimento 
 + 
 +===== Se você for do suporte ao usuário ===== 
 + 
 +Caro colega, é importante que inicialmente haja o entendimento da arquitetura da solução, para que, em caso de inconsistências, seja possível identificar mais facilmente em que ponto pode estar ocorrendo o problema. 
 + 
 +Até Dezembro de 2021 tínhamos o Mailman, que fazia a gestão das Listas de E-mail no IFCE, porém, foram implementadas melhorias no processo e a partir dessa data, migramos as listas existentes para o Google, onde são chamadas de Grupos. 
 + 
 +A solução atual é dividida em 3 partes: SUAP, Active Directory e Google Workspace. 
 + 
 +No caso dos Grupos com participação automática, a CSI/DGTI/Reitoria implementou mudanças no SUAP de modo a criar os respectivos grupos ([[dgti:listas#relacao_de_grupos_com_participacao_automatica_e_criterios_para_participacao|listados aqui]]) no Active Directory e incluir ou remover os usuários nesses grupos de forma automática. Por esse motivo, os usuários incluídos nesses grupos pelo SUAP não devem  ser modificados diretamente no Google Groups, ou no Google Admin, visto que na próxima sincronização de dados o usuário será reinserido ou removido, de acordo com os critérios pré-estabelecidos da lista. 
 + 
 +Todos os grupos com participação automática já encontram-se pré-criados pelo SUAP no Active Directory, porém, a liberação do respectivo Grupo do Google depende da criação manual do e-mail do grupo no Google Admin e vinculação do e-mail ao respectivo grupo no SUAP (ver esse tutorial). Essa decisão foi tomada para evitar que grupos não monitorados fossem criados. 
 + 
 +A sincronização do grupo do Active Directory com o respectivo Grupo do Google ocorre através de agendamento do Google Cloud Directory Sync (GCDS), que vinculará os grupos das duas plataformas através do e-mail. Portanto, é importante que o e-mail do grupo do AD seja o mesmo e-mail do Grupo do Google. O GCDS encontra-se instalado no DC1 da reitoria e é administrado conjuntamente pela CSI/DGTI/Reitoria e COIR/DGTI/Reitoria. 
 + 
 +No caso dos Grupos regulares a gestão é totalmente feita através do Google Groups e a criação do grupo é feita através Google Admin, veja [[dgti:listas:criacao|Como criar um Grupo no Google]]. 
 + 
 +==== Possíveis problemas e soluções: ==== 
 + 
 +=== Participação nos grupos === 
 + 
 +**Grupo com participação automática não existe no Google Groups** 
 + 
 +Nesse caso, o Grupo ainda não foi criado no Google Admin. É necessário criá-lo e vinculá-lo ao respectivo grupo do Active Directory; 
 + 
 +**Grupo não foi criado no Active Directory** 
 + 
 +Verifique se todas as informações necessárias para a criação do grupo em questão existem no SUAP. Observe que, em um primeiro momento, não serão criados grupos para cursos FIC. 
 + 
 +**Usuário está em grupo com participação automática, quando não deveria estar** 
 + 
 +É possível que o e-mail do aluno esteja vinculado à matrícula errada, o que fará que o mesmo seja inserido nos grupos correspondentes à matrícula que constar no SUAP. Para corrigir, vincule o e-mail à matrícula correta no SUAP e faça a sincronização dos dados com o Active Directory. 
 + 
 +**Usuário deveria estar em grupo com participação automática, mas não está** 
 + 
 +É previsto que o problema ocorra especialmente no caso de alunos, visto que muitos cursos estão com cadastro incompleto no SUAP. Nesse caso, consulte o cadastro do aluno no SUAP e verifique os dados do curso, se o mesmo possui vínculo com a diretoria (campus), se possui a informação da modalidade do curso, etc. Após as devidas correções, sincronize novamente o aluno com o Active Directory e verifique se o aluno fora incluído nos grupos corretos. 
 + 
 +A mesma lógica pode ser adotada para grupos automáticos de servidores (TAEs e Docentes). Caso por algum motivo o cadastro do servidor esteja desatualizado (ex.: ainda não mudou de campus no SUAP), o servidor também poderá estar ausente da lista do campus correto. Será necessário providenciar a atualização dos dados do servidor, seja via extração ou através do webservice do SIAPE. 
 + 
 +**Incluí um usuário em um Grupo com participação automática, mas após um tempo o usuário foi removido** 
 + 
 +No caso dos grupos com participação automática não será possível incluir usuários de forma manual. Nesse momento também não é possível remover um usuário de forma manual. 
 + 
 +=== Administração dos grupos moderação === 
 + 
 +**Cadastrei o administrador do Grupo, mas após um tempo a informação desapareceu** 
 + 
 +Nesse caso, atente-se para o fato de que o perfil correto é Gerente de Grupo, e não Administrador ou Proprietário. Ambos os perfis Administrador ou Proprietário serão excluídos de forma automática quando houver nova sincronização dos dados do Active Directory para o Google Workspace 
 + 
 +**Uma mensagem foi disparada para todos do grupo sem que houvesse pedido de moderação** 
 + 
 +Verifique nas configurações de moderação do grupo se a opção Moderar todas as mensagens encontra-se marcada. Caso não esteja, marque e salve. O gerente do grupo poderá fazer publicações diretamente.
  
  • dgti/listas.1639161843.txt.gz
  • Última modificação: 2021/12/10 15:44
  • por Edwilson de Sousa Carvalho