3.1. SUAP/Almoxarifado - Conceitos e definições
A
| Almoxarifado | É o local destinado à guarda e conservação de materiais |
C
| Compra | É aquisição remunerada de um bem pelo órgão público, de acordo com os critérios estabelecidos em instrumentos legais que regem o assunto. |
D
| Devolução de material | documento utilizado para devolver ao estoque do almoxarifado as quantidades totais ou parciais de material requisitadas. |
E
| Empenho | ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição. Consiste na reserva de dotação orçamentária para um fim específico (Fonte: Lei nº 4.320/1964) |
| Extravio | É o desaparecimento de um bem, sem que seja identificada a origem do fato |
I
| Inventário | Instrumento de controle para verificação dos saldos de estoque dos almoxarifados e depósitos, e dos equipamentos e materiais permanentes em uso no órgão ou entidade, confirmando a localização e atribuição de carga de cada material permanente que irá permitir a atualização dos registros dos bens permanentes, bem como o levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso, apurando a ocorrência de dano, extravio ou qualquer irregularidade. Através do inventário pode-se verificar as necessidades de manutenção e reparo e constatação de possíveis ociosidades de bens móveis, possibilitando maior racionalização e minimização de custos. O inventário pode ser: anual, inicial, por extinção ou transformação, eventual ou por transferência de responsabilidade. |
| Incorporação | Registro contábil da inclusão ou entrada de um bem patrimonial, em decorrência de aquisição, nas suas diversas modalidades. |
L
| Licitação | destina-se a garantir a observância do princípio constitucional da isonomia, a seleção da proposta mais vantajosa para a administração e a promoção do desenvolvimento nacional sustentável e será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são correlatos. (Fonte: Lei nº 8.666/93) |
M
| Material | “Designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas federais, independente de qualquer fator, bem como, aquele oriundo de demolição ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis” (IN 205/88) Para fins de classificação da despesa orçamentária, os materiais são classificados como Material de consumo e Material permanente. |
| Material de Consumo | aquele que, em razão de seu uso corrente e da definição da Lei n. 4.320/64, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos (Fonte: Portaria STN nº 448/02). Exemplos de material de consumo: material de expediente (canetas, papel, borracha); material alimentício (café, açúcar, biscoito) e material de processamento de dados ( toners, cartuchos, conectores, cabos) dentre outros. |
| Material Permanente | aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos (Portaria STN nº 448/02). Esses materiais recebem tombamento e são distribuídos mediante assinatura do termo de responsabilidade pelo servidor recebedor. Exemplos de material permanente: móveis (mesa, cadeira), equipamento de tecnologia da informação (computadores, switches), equipamentos de uso domésticos (ares condicionados, bebedouros). |
| Mudança de Local | procedimento pelo qual se transfere um bem de um Setor para outro, dentro da mesma Unidade. |
R
| Recebimento | é o ato pelo qual o material encomendado é entregue ao órgão público no local previamente designado, não implicando em aceitação. Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao órgão recebedor. (IN 205/88) |
| Recebimento provisório | Após todo o processo de aquisição, quando da entrega do material de consumo ou permanente, é realizado o recebimento provisório da mercadoria. Portanto, o material encomendado é recebido pelo responsável ao órgão público no local previamente designado, onde irá se verificar se o objeto de compra e o material recebido estão de acordo com as especificações estabelecidas entre o órgão público e o fornecedor do materia (SANTOS, Franklin. Contabilidade Pública) |
| Recebimento definitivo | Caso o material recebido esteja de acordo com o que foi solicitado pelo órgão público, ocorrerá uma declaração formal de que o material recebido satisfaz às especificações contratadas. Isto pode se dar por um documento específico ou um carimbo de atesto. |
| Requisição de material | é a solicitação de material de consumo feita pelo chefe de setor, ou pessoa por este indicada, que é encaminhada ao almoxarifado para fins de separação do material e atendimento. |
S
| Setor de almoxarifado | É onde os materiais são recebidos, conferidos, armazenados e distribuídos aos setores requisitantes, vinculados à sua unidade. Normalmente o setor de almoxarifado constituído de uma parte administrativa, que cuida tratamento documental e a parte do depósito, onde os materiais ficam armazenados até sua distribuição. |
| Sistema SIAFI | Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal. É um instrumento moderno e eficaz no controle e acompanhamento dos gastos públicos; |
| Sistema SUAP | Sistema informatizado de Gestão Patrimonial desenvolvido pelo IFRN, com adaptações pelo IFCE, com o objetivo de cadastrar, incluir, alterar, excluir e consultar a entrada e saída de bens, fornecer relatório de entrada e saída, implantar bens na UORG e UG, consultar, incluir, excluir movimentações, fornecer relatório de movimentações; |