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Sistema de Documentos do IFCE - SisDoc

Sistema responsável pela numeração e organização de documentos dentro dos setores da Instituição.

Índice

Acesso ao sistema

Login

Para efetuar login no sistema, digite seu Email e Senha e clique no botão Login.

tela_login

Alterar seu usuario e sua senha

Se desejar alterar o seu próprio usuário, incluindo sua senha, basta clicar no nome do seu usuário no canto superior direito da tela, logo ao lado do botão Sair, conforme a imagem abaixo:

editar_proprio_usuario

Sair do sistema

Para sair do sistema basta clicar no botão Sair no canto superior direito da tela. Conforme imagem abaixo:

sair_sistema

Esqueceu sua senha?

Caso tenha esquecido sua senha é possível definir uma nova senha clicando no link “Esqueceu sua senha?”, na tela de login, conforme imagem abaixo:

botao_alterar_senha

Na tela seguinte será solicitado o seu email utilizado para o login. Digite o email e clique no botão: “Enviar instruções por email”.

enviar_instrucoes_alterar_senha

Se as informações estiverem corretas, em instantes, você deverá receber um email com um link para a tela em que você redefinirá sua senha para acesso ao sistema. Confira na imagem abaixo:

alterar_senha

Gerenciamento de Usuarios

Obs: Apenas usuários que são Administradores Gerais ou Chefes de Setor podem ver essa tela.

Nesta tela é possível gerenciar os usuários do sistema. Existem três perfis de usuários:

  • Administrador Geral: Esse usuário pode gerenciar todos os usuários do sistema sem restrição.
  • Chefe de Setor: Apenas pode gerenciar os usuários dentro da hierarquia do setor ao qual ele faz parte
  • Usuário comum: Não pode gerenciar usuários

Listando usuários

Na listagem de usuários é possível visualizar todos os usuários que seu usuário logado possui acesso. A partir dessa tela também é possível: filtrar usuários, criar um novo usuário, visualizar, editar e deletar um usuário específico.

screenshot-by-nimbus

Filtrando usuários

É possível filtrar os usuários pelos campos presentes na região 1 da figura abaixo. São eles: Nome, Email, Setor, Administrador e Chefe de Setor. Para aplicar o filtro desejado, basta preencher os campos desejados e clicar no Botão Buscar. Com isso, serão exibidos na listagem apenas os usuários que atendem os critérios desejados. Para cancelar qualquer filtro aplicado, basta clicar no Botão Limpar. Os botões de filtro, estão localizados na região 2 da figura abaixo.

screenshot-10.101.101.128 3000 2014-09-04 10-11-23

Criando um usuário

Para criar um usuário, primeiro é necessário clicar no botão Novo Usuário na tela de listagem de usuários. Será exibida a tela de criação de usuário, conforme imagem abaixo:

screenshot-by-nimbus

Um usuário é constituído pelos seguintes campos:

  • Nome: Nome do usuário.
  • Email: Email do novo usuário.
  • Telefone: Telefone do novo usuário.
  • Senha: Senha que o novo usuário deve utilizar para ter acesso ao sistema.
  • Confirmação de Senha: O usuário deve repetir a senha escolhida no campo logo acima.
  • Administrador Geral: Indica se o novo usuário será um Administrador geral, que possui acesso a todos os setores e usuários do sistema.
  • Chefe de Setor: Indica se o novo usuário será um Chefe de setor, que tem acesso a todos os documentos e usuários dentro da hierarquia do seu setor.
  • Setor: Deve selecionar o setor ao qual o usuário pertence.

Os seguintes campos não são obrigatórios: Administrador Geral e Chefe de Setor. Se os mesmos não forem marcados o usuário criado será um usuário comum.

Exibindo um usuário

Para exibir um usuário e visualizar todas as informações com mais detalhes, basta clicar no botão exibir na tela de listagem de usuários, conforme a imagem abaixo:

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Editando um usuário

Para editar um usuário e modificar as informações, basta clicar no botão editar na tela de listagem de susuários, conforme a imagem abaixo:

screenshot-10.101.101.128 3000 2014-09-04 10-38-27

Deletando um usuário

Para deletar um usuário, basta clicar no botão deletar na tela de listagem de usuários, conforme a imagem abaixo:

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Obs: Não é possível deletar o usuário que está logado.

Gerenciamento de Setores

Obs: Apenas usuários que são Administradores Gerais ou Chefes de Setor podem ver essa tela.

Nesta tela é possível gerenciar os setores do sistema em forma de árvore hierárquica, respeitando as permissões do usuário logado. Administradores Gerais do sistema podem gerenciar toda a árvore de setores enquanto que Chefes de Setor apenas podem gerenciar setores abaixo de sua hierarquia.

Listando setores

Na listagem de setores é possível visualizar todos os setores que seu usuário possui acesso. A partir dessa tela também é possível: filtrar setores, criar um novo setor, visualizar, editar e deletar um setor específico.

listar_setores

Filtrando setores

É possível filtrar os setores pelos campos presentes na região 1 da figura abaixo. São eles: Nome, Setor Superior, Conjunto e Uo. Para aplicar o filtro desejado, basta preencher os campos desejados e clicar no Botão Buscar. Com isso, serão exibidos na listagem apenas os setores que atendem os critérios desejados. Para cancelar qualquer filtro aplicado, basta clicar no Botão Limpar. Os botões de filtro, estão localizados na região 2 da figura abaixo.

filtrar_setores

Criando um setor

Para criar um setor, primeiro é necessário clicar no botão Novo Setor na tela de listagem de setores. Será exibida a tela de criação de setor, conforme imagem abaixo:

novo_setor

Um setor é constituído pelos seguintes campos:

  • Nome: Nome do setor (Deve ser único para setores que têm o mesmo setor superior)
  • Conjunto: Indica se o setor representa um conjunto fechado, ou seja, os documentos dos setores fora da sua hierarquia não poderão ser vistos.
  • Setor Superior: Representa o setor logo acima na hierarquia do setor a ser criado.
  • Uo: Unidade Organizacional do setor, ou seja, o Campus.

Se o usuário for Administrador Geral os seguintes campos serão obrigatórios: Nome e Uo. Se o usuário for Chefe de Setor os seguintes campos serão obrigatórios: Nome e Setor Superior.

Nota sobre setores conjuntos: Cada setor que for gerido de forma independente, com chefia própria e de forma que os usuários desse setor só poderão ver os documentos do setor e onde os documentos terão numeração independente, deverá ser criado como conjunto.

Exibindo um setor

Para exibir um setor e visualizar todas as informações com mais detalhes, basta clicar no botão exibir na tela de listagem de setores, conforme a imagem abaixo:

exibir_setor

Editando um setor

Para editar um setor e modificar as informações, basta clicar no botão editar na tela de listagem de setores, conforme a imagem abaixo:

editar_setor

Deletando um setor

Para deletar um setor, basta clicar no botão deletar na tela de listagem de setores, conforme a imagem abaixo:

deletar_setor

Obs: Não é possível deletar setores que possuem alguma referência em: Usuários, Tipos de Documentos ou Documentos. Caso o usuário logado seja Chefe de Setor, ele só poderá deletar os setores mais abaixo na sua hierarquia, ou seja, que não possuem nenhum setor filho.

Gerenciamento de Uos

Obs: Apenas usuários que são Administradores Gerais podem ver essa tela.

Nesta tela é possível gerenciar os uos do sistema.

Listando Uos

Na listagem de uos é possível visualizar todos os uos que seu usuário logado possui acesso. A partir dessa tela também é possível: criar uma nova uo, visualizar, editar e deletar uma uo específica.

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Criando uma uo

Para criar uma uo, primeiro é necessário clicar no botão Nova Uo na tela de listagem de uos. Será exibida a tela de criação de uo, conforme imagem abaixo:

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Uma uo é constituída pelos seguintes campos:

  • Nome: Nome da uo. (Obrigatório)
  • Sigla: A sigla que representa a nova uo. (Obrigatório)
  • Cnpj: O Cnpj da nova uo. (Obrigatório)
  • Endereço: O endereço da sede da nova uo.
  • Complemento: O complemento do endereço.
  • Bairro: O bairro da sede da nova uo.
  • Cep: O cep da sede da nova uo.
  • Estado: O estado da nova uo. (Obrigatório)
  • Cidade: A cidade da nova uo. (Obrigatório)

Exibindo uma uo

Para exibir uma uo e visualizar todas as informações com mais detalhes, basta clicar no botão exibir na tela de listagem de uos, conforme a imagem abaixo:

screenshot-10.101.101.128 3000 2014-09-04 11-29-55

Editando uma uo

Para editar uma uo e modificar as informações, basta clicar no botão editar na tela de listagem de uos, conforme a imagem abaixo:

screenshot-10.101.101.128 3000 2014-09-04 11-32-11 (1)

Deletando uma uo

Para deletar uma uo, basta clicar no botão deletar na tela de listagem de uos, conforme a imagem abaixo:

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Gerenciamento de Tipos de Documentos

Nesta sessão é possível gerenciar os tipos de documentos que serão utilizados para agrupar os Documentos e até mesmo para informar um modelo para eventuais consultas de forma a padronizar como um documento do mesmo tipo será escrito.

Listando tipos de documentos

Nos tipos de documentos é possível visualizar todos os tipos de documentos que seu usuário possui acesso. A partir dessa tela também é possível criar um novo tipo de documento.

screenshot-10 101 101 128 3000 2014-09-05 09-16-05

Criando um tipo de documento

Para criar um tipo de documento, primeiro é necessário clicar no botão Novo Tipo de Documento na tela de listagem de tipos de documentos. Será exibida a tela de criação de Tipo de Documento, conforme imagem abaixo:

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Para a criação do tipo de documento documento é necessário o preenchimento dos seguintes campos:

  • Nome: Nome do tipo de documento. (Obrigatório)
  • Descricao: Descrever o tipo de documento.
  • Template: Arquivo contendo o modelo para preenchimento de documentos deste tipo.
  • Setor: A qual setor pertence o tipo de documento (Obrigatório)

Exibindo um tipo de documento

Para exibir e visualizar todas as informações mais detalhadas do tipo de documento, basta clicar no botão exibir na tela de tipos de documentos, conforme a imagem abaixo:

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Editando um tipo de documento

Para editar um tipo de documento e modificar suas informações, basta clicar no botão editar na tela de tipos de documentos, conforme a imagem abaixo:

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Deletando um tipo de documento

Para deletar um tipo de documento, basta clicar no botão deletar na tela de tipos de documentos, conforme a imagem abaixo:

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Gerenciamento de Documentos

Nessa tela é possível gerenciar e criar um documento.

Documentos

Um documento é constituído basicamente por um conjunto de informações que o identificam, juntamente com o seu Tipo de Documento, Arquivos anexos e um número de referência.

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Listando Documentos

Na listagem de documentos é possível visualizar todos os documentos que seu usuário logado possui acesso. Administradores gerais poderão visualizar todos os documentos os outros perfis de usuários só poderão visualizar documentos dentro da hierarquia do seu setor. A partir dessa tela também é possível: filtrar documentos, criar um novo documento, anexar arquivos a um documento, visualizar, editar e deletar um documento específico.

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Criando um Documento

Para criar um documento, primeiro é necessário clicar no botão Novo Documento na tela de listagem de documentos. A seguinte tela será exibida conforme imagem abaixo:

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Um documento é constituído pelos seguintes campos:

  • Título: Nome do documento. (Obrigatório)
  • Processo: Número do processo associado ao documento. (Obrigatório)
  • Órgão: Órgão responsável pelo documento. (Obrigatório)
  • Assunto: Assunto do documento. (Obrigatório)
  • Solicitante: Solicitante do documento. (Obrigatório)
  • Tipo de documento: Selecione o tipo de documento que está sendo criado. (Obrigatório)
  • Sigiloso: Um documentos de caráter sigiloso, que comumente representa um Processo Administrativo Disciplinar, apenas pode ser visualizados pelo usuário que o criou.
  • Setor: Setor ao qual o documento faz parte. (Obrigatório)
  • Ano: Ano do documento que comporá a segunda parte do número de referência.
  • Número: Número do documento que comporá a primeira parte do número de referência.

Observe que Números de referências são gerados obedecendo a seguinte regra:

Setor / Tipo de Documento / Ano

Com isso, um número nunca poderá se repetir para uma mesma combinação de: setor, tipo de documento e ano.

Obs.: Ao criar um documento para obter o próximo número de referência disponível automaticamente, basta deixar os campos Ano e Número em branco. Caso queria criar um documento referente a um ano e/ou número específico basta preenchê-los.

Exibindo Documentos

Para exibir um documento e visualizar todas as informações com mais detalhes, basta clicar no botão exibir na tela de listagem de documentos, conforme a imagem abaixo:

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Editando Documentos

Para editar um documento e modificar as informações, basta clicar no botão editar na tela de listagem de documentos, conforme a imagem abaixo:

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Adicionando Anexos

Para adicionar um anexo a um documento, basta clicar no botão Anexos na tela de listagem de documentos, conforme a imagem abaixo:

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Deletando Documentos

Para deletar um documento, basta clicar no botão deletar na tela de listagem de documentos, conforme a imagem abaixo:

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Inicio

Na tela de Início será exibido um resumo de todos os documentos gerados pelos usuários de acordo com a hierarquia de cada setor. Podendo ser visualizado por um ano específico ou todos os anos.

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