5.5 - SUAP/Patrimônio - Inventário
5.5.1. Conceitos
| Inventário | é o instrumento de controle que permite: - Verificar a existência e localização dos bens; - Permitir a correta contabilização dos materiais permanentes, facilitando a confrontação com os registros no SIAFI e adequando a valoração do patrimônio institucional; - Fornecer subsídios para a Gestão Patrimonial planejar, avaliar e gerenciar os materiais permanentes com eficiência e eficácia, atualizando os bancos de dados institucionais e contabilizando o patrimônio consolidado do IFCE; - Disponibilizar, quando solicitadas, as informações aos órgãos fiscalizadores; - Confirmar as responsabilidades pelas guardas dos materiais permanentes. |
| Comissão inventariante | é a comissão que deve executar o inventário físico dos bens permanentes. |
5.5.2. Tipos de inventários
| Anual | destinado a comprovar a quantidade dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício – constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício (tombamentos, baixas, transferências); |
| Inicial | realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade; |
| De transferência de responsabilidade | realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora; |
| De extinção ou transformação | realizado quando da extinção ou transformação da unidade gestora |
| Eventual | realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador. |
Fonte: Instrução Normativa 205/88 da Sedap
5.5.3. Perfis de acesso
A funcionalidade inventário está disponível para usuários pertencentes aos seguintes perfis de acesso:
- Coordenador de almoxarifado do campus
- Coordenador de almoxarifado sistêmico
- Operador de almoxarifado do campus
5.5.4. Pré-requisitos
É importante que, antes de consultar os dados de um bem inventário, seja atendidos os seguintes pré-requisitos:
- Cadastrar a entrada de um ou mais materiais (através de compra ou de doação)
- Estar com os campi atualizados;
- Estar com o cadastro de salas atualizado;
- Estar com o cadastro de setores atualizado;
- Estar com o cadastro dos fornecedores (pessoas jurídicas) atualizado.
5.5.5. Procedimento de acesso ao inventário
Para consultar o inventário, clique no menu “Administração”, “Patrimônio” e depois na opção “Inventários” (Figura 1).
Será exibida a seguinte tela:
A consulta aos bens do inventário pode ser feita por meio dos seguintes filtros:
| Filtro | Descrição |
|---|---|
| Número | número de tombamento do bem. Podem ser utilizados intervalos; ex: 500000-500005 |
| Valor | preço do bem. Podem ser usados operadores como “<, ⇐, >, >=”; ex: “>=1000” |
| Descrição | palavras que descrevem o bem |
| Situação | Escolha entre: ativo, baixado, estornado, pendente |
| Campus da carga | Escolha entre as unidades organizacionais (campus) disponíveis |
| Número de Série | - |
| Estado de Conservação | - |
| Elemento de despesa | - |
| Rótulo | - |
| Sala | - |
| Campus da Sala | - |
| Responsável | - |
| Setor do Responsável | - |
| Data Inicial/Final | - |
| Fornecedor da Entrada | - |
5.5.6. Exemplos de buscas
A seguir estão exemplificados alguns tipos de buscas.
a) Busca por número de tombamento (um único bem)
Resultado:
b) Busca por número de tombamento (intervalo de bens)
Digite os números de tombamento inicial e final, separados por traço. Em seguida, clique no botão “Enviar dados”.
Resultado:
c) Busca por bens que custam um determinado valor
Digite o custo no campo “Valor” e em seguida clique no botão “Enviar dados”.
Resultado:
d) Busca por bens que contenham uma determinada palavra
Digite uma ou mais palavras no campo “Descrição” e em seguida clique no botão “Enviar dados”.
Resultado:
e) Busca por bens que estão na carga de sevidores lotados no campus específico
Selecione o campus desejado através do filtro “Campus da Carga” e clique no botão “Enviar dados”.
Resultado:
f) Busca por bens com o estado de conservação "irrecuperável"
Selecione o estado de conservação no filtro “Estado de conservação” e clique no botão “Enviar dados”.
Resultado:
É possível restringir a busca para apenas um campus, utilizando o filtro “Campus da Carga”. Assim, é possível buscar os bens de um determinado estado de conservação, no campus selecionado.
Resultado:
g) Busca por bens que estão na carga dos servidores lotados em um setor específico
Selecione o setor desejado utilizando o filtro “Setor do responsável”.
Caso seja um departamento com vários setores, marque a opção “Incluir subsetores”.
Atente para que o filtro “Campus da Carga” esteja selecionado com o valor “Qualquer” ou com o campus do setor desejado. Caso contrário, não retornará nenhum resultado.
Por fim, clique no botão “Enviar dados”.
Resultado:
h) Busca por bens emitidos por um fornecedor
Preencha com o nome do fornecedor ou o CNPJ do mesmo no campo “Fornecedor da Entrada”. Este campo é de auto-completar, sendo necessário selecionar o fornecedor desejado logo em seguida. Por fim, clique no botão “Enviar dados”.
Resultado:
É possível restringir a busca para apenas um campus, utilizando o filtro “Campus da Carga”. Assim, é possível buscar os bens emitidos por um determinado fornecedor, no campus selecionado.
Resultado:
i) Busca por bens que estão na carga de um servidor
Preencha com o nome ou matrícula SIAPE no campo “Responsável”. Este campo é de auto-completar, sendo necessário selecionar o servidor desejado logo em seguida.
Atente para que o filtro “Campus da Carga” esteja com o valor “Qualquer” ou com o campus em que o servidor encontra-se lotado.
Por fim, clique no botão “Enviar dados”.
Resultado:
j) Busca por bens que estão em uma determinada sala
Preencha com o nome da sala no campo “Sala”. Este campo é de auto-completar, sendo necessário selecionar a sala desejada logo em seguida.
Atente para que o filtro “Campus da sala” esteja com o valor “Qualquer” ou com o campus da sala desejada.
Por fim, clique no botão “Enviar dados”.
Resultado:
k) Busca por bens que entraram no patrimônio em uma determinada data
Preencha o campo “Data Inicial” e “Data final” com o intervalo das entradas a serem pesquisadas.
Resultado:
É possível restringir a busca para apenas um campus, utilizando o filtro “Campus da Carga”. Assim, é possível buscar os bens que entraram em uma determinada data, no campus selecionado.
5.5.7. Exportação dos inventários para uma planilha
É possível gerar uma planilha com os dados dos bens obtidos no inventário. Para isso, clique no botão “Gerar XLS” do lado direito da tela (próximo à frase “Resultado da Busca”) após efetuar a busca.
