SUAP/Documento Eletrônico/Manual do Usuário/Criar documento
Passo-a-passo
Para criar um documento no SUAP clique no menu Administração → Documentos Eletrônicos → Documentos. Em seguida, no canto superior direito da tela clique no botão “Adicionar Documento” (Figura 1). A tela “Adicionar documento” será exibida em seguida (Figura 2).
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Figura 1 - Listagem de documentos
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;#; Figura 2 - Tela de criação de documento ;#;
A Tabela abaixo descreve os campos do cadastro de documento.
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Tipo de documento | Refere-se aos tipos de documentos que podem ser gerados pela instituição pública e seus agentes, por exemplo: Ata, Atestado, Auto, Aviso, Boletim, Memorando, Nota, Ofício, Despacho, Ordem de Serviço, Parecer, Portaria, Relatório, Requerimento, Resolução, Declaração, Certidão e etc. |
| Modelo | Refere-se a um modelo textual pré-definido para um determinado tipo de documento seguindo normas técnicas de redação oficial e facilitando a criação e padronização do documento |
| Nível de Acesso | Define se o documento terá acesso: público, restrito ou sigiloso |
| Setor dono | Define o setor administrativo em que o documento foi gerado, no qual seus agentes terão permissão de editar |
| Sigla do tipo de documento | Define a sigla do tipo de documento que será descrita no texto antes da numeração sequencial do documento, por exemplo, Memorando utiliza a sigla MEMO Número/Ano |
| Número documento | Refere-se ao número que identifica um documento gerado por um setor específico, sendo um número sequencial que é reiniciado a cada ano, por exemplo, MEMO 01/2017, o número 01 significa que é o 01 documento do tipo memorando expedido em 2017 por um determinado setor |
| Ano documento | Define o ano em que o documento foi expedido |
| Sigla do setor | Define a sigla do setor em que o documento foi expedido |
| Classificações | Define classificações referentes ao documento como forma de categorização |
| Assunto | Define o assunto principal ao qual o documento faz referência, por exemplo, aquisição de equipamentos de informática |
;#; Tabela - Campos: adicionar documento ;#;
A Figura 4 mostra um exemplo de preenchimento do cadastro de um documento, neste exemplo foi utilizado o tipo de documento “Memorando”
;#; Figura 4 - Exemplo de preenchimento dos campos de documento ;#;
Após o preenchimento dos dados deve-se clica no botão “Salvar” que irá validar o cadastro e redirecionar para a página de edição do documento, conforme a Figura 5.
;#; Figura 5 - Página de edição de documento. ;#;
Na página de edição de documentos devem ser realizadas as alterações necessárias no texto do documento utilizando as funções do editor de textos disponível. Após a devida conclusão do texto e formatação do documento, deve-se gerar a minuta que trata-se da validação inicial da redação de um documento, mas que pode ser reescrito ou corrigido caso se faça necessário.