SUAP/Processo Eletrônico/Manual do Usuário/Gerir Processo

Para gerenciar um processo eletrônico realize a consulta do processo de acordo com o procedimento descrito neste link. Após localizar o processo clique na lupa para ver a página com os detalhes do processo. A Figura 1 mostra a página de listagem de processos, verifique que cada processo listado possui o ícone de uma lupa para visualização dos detalhes.

;#; Figura 1 - Listagem de Processos ;#;

Na tela de detalhes do processo (Figura 2) existem 6 abas referentes as funções disponíveis para uso compor a peças / gerenciar o processo. São elas: Documentos, Processos Apensados, Processos Anexados, Minutas, Comentários e Notificações.

;#; Figura 2 - Tela de visualização de detalhes de processos ;#;

Cada uma destas abas possuem funcionalidades que serão exemplificadas abaixo para cada uma das abas.

Ao clicar na aba documentos serão listados os documentos associados ao processo.

;#; Figura 3 - Tela de visualização de documentos ;#;

As funcionalidades disponíveis na aba Documentos são: Adicionar Despacho, Adicionar Documento ou Realizar Upload de Documento. Abaixo exemplifica-se o uso de cada uma destas funcionalidades.

O que é um despacho?

“Despacho é a decisão proferida pela autoridade administrativa no caso submetido à sua apreciação, podendo ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrado, funcionário ou não.” (José retella Júnior – Tratado de Direito Administrativo, Vol. II)

Então, os despachos no sistema SUAP só podem ser adicionados pelo responsável do processo naquele momento, o qual deve ter perfil com autoridade para proferir despacho.

Para adicionar um despacho ao processo, clique no botão “Adicionar Despacho” e visualizará a tela abaixo (Figura 4)

;#; Figura 4 - Tela de adição de despacho ao processo ;#;

Após preencher o teor do despacho, a autoridade despachante deverá assinar o documento que pode ser assinado digitalmente com uso de senha ou de certificado digital A1 e A3(token).

Alguns tipos de decisões e despachos dependendo do teor, fase do processo e do perfil da autoridade devem obrigatoriamente ser assinadas com cetrtificado digital do tipo A3 (token).

Segundo o Decreto 8.539/2015 as definições a respeito de documentos são: I - documento - unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;

II - documento digital - informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:

a) documento nato-digital - documento criado originariamente em meio eletrônico; ou

b) documento digitalizado - documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

O SUAP possui o módulo Documento eletrônico que possibilita a criação, edição e assinatura digital de documentos eletrônicos (nato-digital), estes documentos podem ser adicionados aos processos eletrônicos através do botão “Adicionar Documento”.

;#; Figura 5 - Tela de adição de documentos eletrônicos criados no SUAP ;#;

Os documentos criados em meio digital fora do sistema SUAP ou documentos digitalizados devem ser carregados no SUAP através da opção “Realizar upload de documento”

;#; Figura 6 - Tela de upload de documentos eletrônicos ;#;

Na tela de cadastro de documentos externos, o usuário deve preencher os campos referentes ao documento e selecionar o arquivo, depois clicar em “Salvar”. Para adição de documentos externos sempre será necessário realizar a assinatura digital por senha ou certificado digital.

A figura abaixo mostra o exemplo de cadastro de um upload de documento.

PS. Os arquivos devem está no formato PDF

;#; Figura 7 - Exemplo do cadastro de upload de documento ;#;

O que é apensar processos?

O apensamento é o ato de colocar processo ou protocolado junto a outro, sem que forme parte integrante do mesmo, obrigando-os a tramitarem juntos durante um certo período. É portanto, uma união de processos em caráter temporário.

Ao clicar na aba Processos Apensados serão listados os processos apensados (associados) ao processo visualizado em tela.

Para apensar um novo processo ao, deve-se clicar no botão “Apensar Processo”. A Figura 8 mostra a aba de processos apensados.

;#; Figura 8 - Aba de processos apensados ;#;

Na tela de apensamento, o(s) processo(s) a serem apensados devem ser buscados e uma justificativa de apensamento preenchida, conforme a Figura 9.

;#; Figura 9 - Tela de apensamento de processo(s) ;#;

O que é anexação de processos?

Faz a união definitiva e irreversível de um ou mais processos a outro processo, desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.

Ao clicar na aba Processos Anexados serão listados os processos anexados (juntados definitivamente) ao processo visualizado em tela.

Para anexar um processo deve-se clicar no botão “Anexar Processo”. A Figura 8 mostra a aba de processos anexados.

;#; Figura 10 - Aba de processos anexados ;#;

Na tela de anexação, o(s) processo(s) a serem anexados devem ser buscados e uma justificativa deve ser preenchida, conforme a Figura 11.

;#; Figura 11 - Tela de anexação de processo(s) ;#;

O que é Minuta?

Minuta é a primeira redação de um documento ou de qualquer escrito. É um rascunho, um esboço de um texto.

Ao clicar na aba Minutas serão listados os processos anexados (juntados definitivamente) ao processo visualizado em tela.

Para adicionar minutas a um processo deve-se clicar no botão “Adicionar minuta”. A Figura 12 mostra a aba de minutas.

;#; Figura 12 - Aba de minutas ;#;

Na tela de adição de minutas serão mostradas as minutas que podem ser adicionadas ao processo, para adicionar uma minuta deve-se clicar no botão “Adicionar Minuta ao Processo”, conforme a Figura 13.

;#; Figura 13 - Tela de adição de minutas ;#;

Após clicar no botão “Adicionar Minuta ao Processo” será mostrada uma tela de validação solicitando a senha do usuário, após digitar a senha e clicar em “Enviar”, a minuta será adicionada ao processo.

;#; Figura 13 - Tela de validação de usuário ;#;

O SUAP permite a adição de comentários referentes ao processo, estes comentários podem ser visualizados pelos interessados e responsáveis pelo processo durante a tramitação.

Para realizar a adição de comentários, na aba “Comentários” deve-se clicar no botão “Adicionar Comentário”.

;#; Figura 14 - Aba de comentários do processo ;#;

Será mostrada a tela para escrever o comentário desejado, após isto clique em “Salvar”.

;#; Figura 15 - Tela de adição de comentários ;#;

As notificações demonstram situações que estão pendentes no tramite do processo, como solicitações de ciência, mudanças de situação do processo e outras autorizações que por ventura sejam necessárias.

Para acessar as notificações deve-se clicar na aba “Notificações”

Voltar ao índice - Módulo Processo Eletrônico